Table of Contents
Apa saja Aplikasi Manajemen Proyek Terbaik?
Mungkin banyak yang bertanya apa pentingnya aplikasi manajemen proyek untuk perusahaan. Mereka merasa aplikasi tersebut adalah pengeluaran yang tidak perlu dan harusnya pengelolaan sebuah proyek merupakan tanggung jawab seorang project manager. Bahkan mungkin beberapa meragukan sebuah aplikasi bisa melakukan fungsi manajemen proyek.
Padahal aplikasi project mangement sangat penting untuk bisnis menyelesaikan sebuah proyek lebih efektif dan efisien. Pasalnya aplikasi ini mampu mengotomatiskan sebagian alur kerja proyek sehingga dapat meningkatkan performance dan menghemat biaya. Selain itu, masih banyak keuntungan yang akan bisnis dapatkan dengan menggunakan aplikasi manajemen proyek
Namun banyaknya aplikasi manajemen proyek dipasaran kerap membuat bisnis kesulitan untuk menentukan pilihan. Oleh karena itu, kami melakukan riset sederhana untuk menemukan aplikasi terbaik yang bisa Anda gunakan. Yuk, pelajari selengkapnya pada ulasan dibawah ini.
10 Aplikasi Manajemen Proyek Terbaik
Apa itu Project Management?
Menurut Project Management Institute, project management atau manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan, kemampuan, alat, dan teknik untuk kegiatan proyek agar kebutuhan proyek terpenuhi.
Proyek sendiri diartikan sebagai pekerjaan sementara untuk menghasilkan suatu produk, jasa, atau hasil yang unik. Sementara artinya pelaksanaanya memiliki awal dan akhir, sedangkan unik artinya proyek bukanlah pekerjaan rutin, melainkan pekerjaan spesifik yang didesain untuk mencapai tujuan tertentu. Tim proyek biasanya terdiri dari orang-orang yang berasal dari organisasi yang berbeda.
Baca juga: 8 Aplikasi Manajemen Toko Terbaik untuk Retail
Apa itu Aplikasi Manajemen Proyek?
Aplikasi project management merupakan aplikasi yang dirancang untuk memfasilitasi pengerjaan proyek dan membuatnya lebih efisien. software manajemen proyek bisa diatur sesuai dengan kebutuhan organisasi sehingga dapat digunakan oleh berbagai jenis dan ukuran bisnis. Namun, ketika seorang project manager memutuskan untuk menggunakan aplikasi project management, mungkin akan terdapat beberapa anggota tim yang masih ragu.
Baca juga: Kenali Aplikasi Performance Management untuk Bisnis
7 Alasan Pentingnya Project Management
Mengelola sebuah proyek bukanlah hal yang mudah. Manajemen proyek yang baik bukan hanya sekedar memastikan penyelesaiannya tepat waktu, biaya, dan scope. Lebih dari itu, manajemen proyek harus dapat menyatukan tim dan klien, menciptakan visi, dan mengajak tim untuk stay on track demi mencapai kesuksesan bersama.
Berikut 7 alasan pentingnya project management yang perlu Bisnis Anda ketahui:
1. Membuat tujuan yang fokus dan jelas
Manajemen proyek memastikan adanya perencanaan yang matang untuk mencapai tujuan tertentu. Tanpa tujuan yang jelas, anggota tim akan kehilangan fokus, tidak memiliki gambaran objektif yang pasti, dan tidak paham apa yang harus dilakukan dan mengapa.
Hal tersebut dapat dicegah dengan memecah proyek menjadi beberapa tugas. Dengan membagi tugas, anggota tim dapat fokus mencapai tujuan tersebut untuk meraih tujuan utama yang lebih besar.
2. Menciptakan jadwal dan perencanaan yang disepakati bersama dan realistis
Membuat jadwal membantu menghindari proyek tidak ter-handle atau terlambat serta adanya perencanaan yang harus dilaksanakan bagi semua yang terlibat dalam proyek.
Manajemen proyek juga penting untuk membuat ekspektasi yang sesuai tentang apa yang harus dicapai, kapan, dan berapa banyak. Tanpa memperhatikan perencanaan, estimasi budget dan waktu, proyek akan menjadi terlalu ambisius dan menyebabkan proyek terlambat dan over budget.
3. Memaksimalkan sumber daya yang ada
Manajemen proyek dapat melacak proyek dan manajemen risiko proyek sehingga memastikan semua sumber daya digunakan secara efektif dan efisien.
4. Quality control
Manajemen proyek membantu mengidentifikasi, mengelola, dan menjaga kualitas. Dengan proses jelas, tim dapat menilai kualitas output pada tiap tahapan proyek. Kualitas yang baik akan membuat klien puas.
5. Manajemen risiko
Manajemen proyek penting untuk memastikan risiko proyek dapat terkelola dan termitigasi dengan baik untuk menghindari terjadi masalah di kemudian hari. Project manager harus dapat menganalisis seluruh risiko potensial proyek, membuat mitigasi, dan perencanaan jika risiko tersebut terjadi kelak. Risiko tersebut harus disusun berdasarkan kemungkinan terjadinya (likelihood) dan besarnya risiko. Dengan membuat manajemen risiko, proyek dapat lebih mudah beradaptasi dengan perubahan yang terjadi.
6. Menciptakan proses yang runtut
Manajemen proyek memastikan orang yang tepat melakukan hal yang tepat pada waktu yang tepat. Perencanaan dan proses yang jelas membantu mengetahui peran tiap anggota tim, merampingkan proses dan input, mengantisipasi risiko, dan membuat check and balance untuk memastikan proyek selaras dengan strategi yang telah dibangun.
7. Membantu belajar dari kesuksesan dan kegagalan
Terkadang proyek berjalan mulus, namun kadang proyek dapat gagal. Walau demikian, kita dapat belajar dari pengalaman dan kesalahan masa lalu dapat dihindari di kemudian hari. Manajemen proyek memastikan pembelajaran ini diterapkan dengan melakukan retrospektif untuk melihat apa yang berhasil dan tidak, serta perubahan yang harus dilakukan untuk proyek selanjutnya.
Baca juga: Pentingnya Implementasi Performance Management System Pada Bisnis
Apa saja Manfaat Aplikasi Manajemen Proyek?
Lalu apa gunanya aplikasi manajemen proyek jika sudah ada project manager yang mengatur semuanya? Mari pelajari bagaimana sebuah aplikasi atau software manajemen proyek yang dapat memudahkan proses penyelesaian proyek.
Terdapat beberapa manfaat utama aplikasi project management, di antaranya adalah mempermudah kerja sama internal dan eksternal serta melakukan penjadwalan yang lebih baik. Selain itu, berikut adalah pentingnya aplikasi manajemen proyek
1. Solusi berbasis cloud
Saat ini, solusi berbasis cloud telah menjadi favorit untuk dunia bisnis. Ketika sebuah proyek tim menjadi lebih besar, dibutuhkan teknologi berbasis cloud untuk memfasilitasi kolaborasi antar tim dengan sekali klik. Solusi ini mudah digunakan dan lebih fleksibel.
2. Menggabungkan work flow dalam satu platform
Terkadang beberapa fungsi harus dilakukan dengan berbagai tools yang berbeda-beda. Dengan software manajemen proyek, semua fungsi mulai dari komunikasi, task management, file sharing, dapat dilakukan dengan satu tools saja. Dengan demikian, Anda bisa lebih fokus pada proyek seperti melakukan project planning, task management, dan tracking time.
3. Menjaga tim untuk bertanggung jawab
Produktivitas tim sangat bergantung pada siapa bertanggung jawab terhadap apa. Jika anggota tim bekerja sama dalam software manajemen proyek, mereka akan terus update terhadap tugas yang ada tanpa harus mengecek siapa melakukan apa. Mereka akan mengetahui deadline, target tugas dan progress dalam mencapai tujuan proyek. Manajer proyek dapat memberikan tugas dan menentukan deadline untuk menjaga mereka agar bertanggung jawab menyelesaikannya.
4. Mempermudah melacak progress
Salah satu hal penting dalam proyek adalah mengantisipasi apa yang mungkin terjadi dan dapat melacak dengan jelas apa yang dilakukan tiap anggota tim.
Dengan manajemen proyek perangkat lunak, Anda dapat memusatkan tugas yang ada untuk melihat seberapa produktif tim Anda. Dengan demikian, progress tiap anggota tim dapat terlacak dengan jelas dan Anda memiliki overview timeline proyek.
5. Membuat meeting lebih bermakna
Meeting dapat berjalan membosankan karena tim tidak memahami tujuan yang jelas tentang meeting tersebut. Dengan aplikasi manajemen proyek, Anda dapat membuat dan mengorganisir jadwal meeting lebih baik. Aplikasi manajemen proyek dapat membantu:
- Membuat agenda meeting
- Mengatur waktu mulai dan selesai meeting
- Membuat tugas dan catatan untuk meeting
- Melakukan meeting secara remote dan memastikan kehadiran anggota dengan fitur live check-in meeting
Dengan alasan-alasan pentingnya manajemen proyek di atas, pelaksanaannya akan menjadi lebih mudah dengan bantuan aplikasi atau software manajemen proyek. Terutama di tengah situasi saat ini, di mana remote working atau bekerja dari jarak jauh harus dilakukan. Penggunaan aplikasi untuk manajemen proyek akan semakin mempermudah Anda dalam menjalankan bisnis.
10 Aplikasi Manajemen Proyek Terbaik
1. Mekari Qontak
Mekari Qontak merupakan salah satu penyedia aplikasi manajemen proyek terbaik di Indonesia. Aplikasi Mekari Qontak mampu mengelola semua interaksi pelanggan secara otomatis. Hal ini memudahkan ANda untuk memantau semua aktivitas pelanggan dan bisnis dalam satu platform. Aplikasi CRM Qontak juga mudah diintegrasikan dengan aplikasi bisnis lainnya untuk memperlancar pekerjaan proyek yang sedang dijalankan.
Harga: Biaya berlangganan Mekari Qontak dimulai dari Rp200.000 per bulan.
Fitur yang dimiliki oleh Mekari Qontak diantaranya:
- Aplikasi yang Kustomable sesuai kebutuhan bisnis
- Mengelola KPI dan Tugas
- Akses Mobile app, Offline Mode dan GPS Offline
- Dashboard dengan Analitik yang dapat Dikustomisasi
- Integrasikan WhatsApp & Omnichannel ke CRM (WhatsApp CRM)
- Solusi Call Center, Telepon & Agent Routing Otomatisasi Dokumen
2. Trello
Trello merupakan aplikasi yang dapat membantu tim Anda untuk bergerak maju. Dengan aplikasi Trello, Anda dapat berkolaborasi, mengelola proyek, dan mencapai puncak produktivitas baru.
Harga: Biaya berlangganan Trello dimulai dari $5 per bulan/pengguna.
Fitur unggulan yang ditawarkan Trello antara lain:
- Unlimited cards
- Up to 10 boards per Workspace
- Unlimited Power-Ups per board
- Unlimited storage (10MB/file)
- 250 Workspace command runs per month
- Custom backgrounds & stickers
3. Todoist
Todoist adalah aplikasi manajemen proyek yang dapat membantu manajer menangani banyak tugas tanpa merasa kewalahan. Aplikasi ini dilengkapi gamification untuk memotivasi penggunanya agar tetap produktif, dengan hadiah seperti poin, coretan, dan lainnya.Sayangnya Todoist tidak menawarkan Kanban, bagan Gantt, atau dukungan untuk metodologi Agile.
Harga: mulai dari $3 per bulan
Fitur Todoist adalah:
- Tasklist & Task Management
- Project Management
- Visual Progress Tracking
- Milestones Tracking
- File Sharing
- Access Permissions
4. Slack
Slack merupakans salah satu aplikasi manajemen proyek menunjang kebutuhan komunikasi tim dan layanan pelanggan Anda. Selain itu, Anda dapat memanfaatkan fitur yang ditawarkan Slack untuk customer service bisnis Anda.
Fitur yang ditawarkan Slack, yaitu:
- Percepat respons agen dengan menyatukan sistem yang berbeda
- Buka wawasan pelanggan, dari mana pun mereka berasal
- Berinvestasi dalam hubungan pelanggan dengan kolaborasi yang lebih erat
5. Teamwork
Teamwork adalah aplikasi manajemen proyek untuk membantu Anda mengelola tugas mereka. Tidak hanya menawarkan interface yang ramah pengguna, tetapi juga sangat fleksibel memungkinkan Anda untuk menyesuaikan alur kerja Anda. Beberapa proyek kompleks dapat dikelola dengan mudah dan dilacak sebagai bagan gantt, daftar, atau tampilan papan sehingga Anda dapat menyesuaikan alat dengan cara Anda bekerja.
Harga: mulai dari $10 per bulan
Fitur Teamwork adalah:
- Project Management
- Team Collaboration
- Individual workload Management
- Time Tracking
- Client Permission Management
- Third Party Integration
- Gantt Charts
6. ProProfs Project
ProProfs Project adalah solusi manajemen tugas yang dibangun untuk menangani banyak proyek dalam satu platform. Anda dapat memprioritaskan tugas dan melacaknya menggunakan beberapa tampilan proyek seperti bagan Gantt, papan Kanban, dan lainnya. Salah satu hal terbaik tentang Proyek ProProfs adalah dasbornya yang dapat disesuaikan. Hal ini memungkinkan Anda menjadwalkan tugas dengan drag and drop sederhana dan memberikan semua informasi proyek Anda secara sekilas.
Harga: mulai dari $ 2 per bulan
Fitur ProProfs Project adalah:
- Centralized dashboard
- Real-time alerts & notifications
- Instant messaging, task comments, & file sharing
- Customizable workflows
- Gantt charts, Kanban board, Calendar view
- Task prioritization
7. Wrike
Wrike adalah management project software berbasis cloud yang membantu manajer proyek dan tim menyelesaikan lebih banyak pekerjaan. Aplikasi ini dapat membantu Anda tidak pernah tersesat di email atau spreadsheet Anda lagi dan memiliki semua proyek dan laporan kemajuan Anda hanya dengan satu klik. Wrike menawarkan seperangkat alat dan integrasi manajemen tugas yang serbaguna.
Harga: mulai dari $9.80 per bulan
Fitur yang dimiliki Wrike adalah:
- Task Management
- Gantt/Timeline View & Kanban Board
- Prioritization
- Support for Agile methodology
- Feedback Management
- Request & Resource Management
- Retrospectives Management
8. Workplace
Workplace memiliki tampilan mirip jejaring sosial utama Facebook. Melalui aplikasi ini, tim dapat dengan mudah melakukan kolaborasi antar divisi dengan membuat sebuah grup. Dengan begitu, Anda tidak perlu berpindah aplikasi satu ke yang lainnya untuk berdiskusi.
Fitur yang ditawarkan oleh Workplace antara lain:
- News Feed
- Reactions
- Trending Post
- Video streaming
- Messaging
9. Teamgate
Teamgate adalah salah satu aplikasi manajemen proyek yang memberikan Anda wawasan, laporan serta perkiraan yang diperlukan agar alur penjualan tetap lancar. Aplikasi ini akan mengotomatiskan proses penjualan, sehingga tim Anda dapat menjual produk lebih cepat. Teamgate dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain sehingga kinerja tim sales menjadi lebih produktif.
Fitur yang dimiliki Teamgate diantaranya:
- Owners and collaborators
- Custom fields
- Filtering
- Autofill data
- Maps integration
- Data import
10. Taskque
Taskque adalah salah satu aplikasi manajemen sumber terbaik yang dapat menetapkan tugas ke anggota tim tersedia. Aplikasi ini bekerja dengan baik untuk tim yang mengerjakan fungsi yang sama, dengan keterampilan yang serupa. Sayangnya, aplikasi Taskque memiliki keterbatasan dengan integrasi aplikasi lainnya dan tidak memiliki pelacakan waktu.
Harga: mulai dari $ 5 per bulan.
Fitur Taskque adalah:
- Automatic task assignment
- Discussions
- Calendar
- A powerful to-do list app
- Workflow management
- Exclusive permissions
- Expanded workspaces
Rekomendasi: 55 Project Management Tools Terbaik Tahun 2022 [Updated]
Gunakan Aplikasi Manajemen Proyek Terbaik Sekarang!
Pentingnya project management bagi bisnis tidak perlu dipertanyakan lagi. Setidaknya ada 7 alasan pentingnya project management yang telah disebutkan diatas. Salah satunya memaksimalkan sumber daya yang ada sehingga proyek bisa diselesaikan lebih cepat dan hemat biaya operasional. Hal ini akan lebih optimal apabila dibantu dengan aplikasi manajemen proyek.
Saatnya meningkatkan produktivitas perusahaan Anda dengan Qontak.com, salah satu penyedia aplikasi CRM di Indonesia. Qontak.com dapat membantu Anda dalam melakukan task management sehingga Anda dapat mengelola tugas yang harus diselesaikan dalam proyek. Tiap anggota dapat melihat tugas, deadline, serta status seluruh anggota tim. Hal ini akan mempermudah kolaborasi antar anggota tim serta membuat jadwal dan perencanaan yang lebih baik. Data yang tersimpan pada cloud juga mempermudah tiap anggota untuk memperoleh data yang dibutuhkan dengan mudah.
Hubungi Qontak.com untuk konsultasi manajemen proyek bisnis Anda.
|
Hubungi Qontak.com sekarang atau COBA GRATIS dengan mengisi form di bawah ini: |
