Qontak WhatsApp

Ini Dia 8 Cara Memaksimalkan WhatsApp for Customer Service!

Panduan Lengkap WhatsApp for Customer Service

Panduan Memaksimalkan WhatsApp untuk Customer Service pada Bisnis Anda!

Penggunaan WhatsApp for customer service marak dipilih bisnis saat ini. Sebab, aplikasi instan ini memudahkan bisnis berinteraksi dengan pelanggan. Hal ini dapat mendorong layanan pelanggan terhadap bisnis Anda.

Dibandingkan aplikasi lainnya, hampir semua pengguna internet memiliki WhatsApp di ponselnya. Hal ini tentu membuat mereka tidak perlu kesulitan lagi beralih ke aplikasi lainnya saat membutuhkan bantuan bisnis.

Sementara itu, bisnis juga lebih mudah menjangkau pelanggan melalui WhatsApp. Dengan begitu, peluang untuk terjalin hubungan lebih dekat dengan pelanggan terbuka lebar.

Pada artikel ini akan mengulas mengenai penggunaan WhatsApp for customer service, termasuk keuntungan yang akan didapatkan bisnis. Yuk, pelajari selengkapnya dibawah ini.

8 Cara Memaksimalkan WhatsApp for Customer Service:

      1. Gunakan Fitur Short Link atau Tautan
      2. Tingkatkan Respon Keluhan Pelanggan dengan Fitur Agent Routing
      3. Memungkinkan Agen CS untuk Mengirimkan Outbond WhatsApp Message
      4. Memanfaatkan Chatbot Sebagai Autoresponder
      5. Permudah Pelacakan Transaksi Pemasanan dan Pembelian dengan Integrasi CRM
      6. Menyimpan Database Pelanggan dalam Satu Platform
      7. Memungkinkan Agen CS untuk Membuat Invoice/Bill
      8. Kirimkan Pengingat Terkait Pembayaran, Event, atau Promo Terbaru

Image CTA of WhatsApp for Customer Service


Apa itu WhatsApp (WA) for Customer Service?

WhatsApp for Customer service adalah penggunaan aplikasi WhatsApp sebagai sarana layanan pelanggan yang disediakan oleh bisnis. WA dipilih karena kebiasaan pelanggan yang menggunakan aplikasi pesan instan ini dalam kehidupan sehari-hari.

Hal ini juga didukung dengan WhatsApp mengeluarkan versi khusus untuk bisnis. Produk terbaru tersebut yakni WhatsApp Business Platform atau lebih dikenal dengan nama WhatsApp Business API. Versi ini dirancang khusus untuk mempermudah bisnis berinteraksi dengan pelanggan.

WhatsApp Business API dapat diintegrasikan dengan sistem customer service pada aplikasi CRM.  Integrasi tersebut mampu mengembangkan dan mengotomatiskan bisnis Anda.

Maka wajar apabila banyak bisnis telah menggunakan WhatsApp for customer service. Hal ini juga seiring dengan banyaknya pengguna aplikasi WhatsApp, yang membuat WhatsApp menjadi lebih diminati sebagai platform komunikasi dengan pelanggan.

Untuk informasi selengkapnya, Anda dapat menonton pembahasan tentang WhatsApp for customer service di video berikut ini:


Mengapa perlu Menggunakan WhatsApp for Customer Service?

Sebelum ada WhatsApp, bisnis menggunakan email dan webchat untuk layanan pelanggan. Namun, interaksi email lambat dan orang tidak sering memeriksa kotak masuk mereka. Begitu juga pengunjung webchat cenderung anonim dan mungkin sulit bagi bisnis untuk memverifikasi identitas mereka.

Berdasarkan fakta tersebut, bisnis tidak memiliki gambaran umum tentang riwayat percakapan prospek atau pelanggan. Keterbatasan ini menyulitkan bisnis untuk memberikan solusi yang dipersonalisasi, mengurangi waktu penyelesaian, dan meningkatkan jaminan kualitas.

Sebaliknya, interaksi WhatsApp serba cepat, memungkinkan pertanyaan diselesaikan lebih cepat. Agen juga dapat mengidentifikasi prospek berdasarkan nomor mereka dan mengakses riwayat percakapan di utas yang sama. Hal ini memungkinkan bisnis memberikan dukungan yang disesuaikan untuk setiap prospek.

Untuk menggunakan WhatsApp for customer service, Anda memerlukan akun WhatsApp Business. WhatsApp menawarkan dua jenis akun bisnis, yakni: Aplikasi WhatsApp Business dan API WhatsApp Business.

Aplikasi WhatsApp Business dirancang untuk bisnis kecil dan tidak memiliki fungsionalitas multi-pengguna dan otomatisasi tingkat lanjut. Untuk perusahaan menengah hingga besar yang ingin menggunakan platform layanan pelanggan dengan banyak agen, gunakan API WhatsApp Business.


Bagaimana Cara Memaksimalkan WhatsApp for Customer Service?

Dengan menggunakan WhatsApp API, Anda dapat bekomunikasi dengan calon pelanggan dan pelanggan, serta mengintegrasikannya dengan sistem CRM yang memudahkan layanan pelanggan.

Berikut adalah tips memaksimalkan WhatsApp for customer service:

1. Gunakan Fitur Short Link atau Tautan

Customer Service WhatsApp

WhatsApp API memudahkan pelanggan untuk berinteraksi dengan bisnis Anda. Dikarenakan WhatsApp Business API dilengkapi dengan fitur short link atau tautan. Pelanggan yang ingin menghubungi bisnis Anda cukup dengan mengklik tautan tersebut.

Dengan demikian, pelanggan dapat memulai percakapan dan meminta bantuan terkait detail produk, pembelian, atau bahkan update pengiriman dengan mudah.

2. Tingkatkan Respon Keluhan Pelanggan dengan Fitur Agent Routing

WhatsApp for Customer Service Multiple Agent

WhatsApp API dapat diintegrasikan dengan sistem CRM yang dapat membantu Anda untuk meningkatkan layanan pelanggan. Selain itu, WhatsApp Business API juga dapat digunakan oleh multiple agent yang dapat membantu Anda untuk meningkatkan respon terhadap keluhan pelanggan.

Tak hanya itu saja, Anda juga dapat menggunakan sistem routing agen tingkat lanjut untuk memenuhi kebutuhan tim manajemen Anda, sehingga dapat memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan Anda.

Dengan demikian, prospek dan pelanggan Anda tidak perlu lagi menunggu lama untuk dapat dilayani oleh agen CS bisnis Anda.

3. Gunakan Blast WhatsApp untuk Mengirim Pesan Siaran ke Semua Kontak

Customer Service for WhatsApp Oubond WhatsApp Message

Outbond WhatsApp message merupakan pesan keluar yang diberikan oleh bisnis kepada pelanggan. Pesan keluar ini dikenal juga dengan istilah blast atau broadcast.

Fungsinya adalah untuk membantu bisnis memberitahukan pelanggan tentang informasi-informasi penting terkait bisnis. Misalnya seperti perubahan jam kerja, adanya keterlambatan pengiriman secara massal, dan lain sebagainya. Dengan WhatsApp API, Anda dapat mengirim pesan siaran WA ke semua kontak sekaligus tanpa khawatir terblokir.

4. Memanfaatkan Chatbot Sebagai Autoresponder

Whatsapp bot

Anda juga dapat memanfaatkan chatbot sebagai autoresponder yang dapat membantu memaksimalkan layanan pelanggan Anda.

Dalam hal ini, Anda dapat mendesain, mengedit, dan menyesuaikan aliran percakapan tanpa membutuhkan coding dengan menggunakan WhatsApp bot.

Baca juga: 5 Metode CRM untuk Meningkatkan Marketing Anda

5. Permudah Pelacakan Transaksi Pemesanan dan Pembelian dengan Integrasi CRM

apa-itu-sfa-sales-force-automation-dengan-kanban

Dengan menggunakan WhatsApp Business API, Anda dapat menggunakan fitur sales & customer service CRM untuk menerima pesanan penjualan, tiket layanan pelanggan, dan mengintegrasikan dengan sistem lain.

Sederhananya ini dapat mempermudah Anda dan tim untuk melakukan pelacakan transaksi pemesanan dan pembelian yang dilakukan oleh pelanggan Anda.

6. Menyimpan Database Pelanggan dalam Satu Platform

easy-360-degree-database

WhatsApp for customer service juga secara otomatis dapat merekam nama, percakapan, serta informasi lainnya tentang pelanggan. Kemudian seluruh informasi tersebut akan disimpan menjadi database pelanggan dalam satu platform terpadu.

Dengan demikian, tim CS Anda tidak perlu melakukan entri secara manual dan dapat dengan mudah menemukan data pelanggan saat dibutuhkan.

7. Memungkinkan Agen CS untuk Membuat Invoice/Bill

fitur aplikasi crm Qontak

Integrasi CRM dapat memungkinkan agen customer service Anda untuk membuat invoice pembelian dan detail bill pelanggan hanya dengan 1 klik saja.

Dengan demikian, pekerjaan tim CS akan menjadi lebih ringkas dan lebih maksimal dalam memberikan layanan terbaik untuk pelanggan Anda.

8. Kirimkan Pengingat Terkait Pembayaran, Event, atau Promo Terbaru

Sistem CRM yang diintegrasikan pada WhatsApp API dapat membantu Anda dan tim untuk mengatur pengingat terkait tugas-tugas yang sudah hampir jatoh tempo, pembayaran, event penting, dan promo terbaru terkait bisnis Anda.

Pengingat ini tentunya akan dikirimkan melalui pesan WhatsApp melalui blast atau broadcast yang akan diterima oleh pelanggan Anda secara real-time.

 

Saya Mau Coba Gratis Qontak Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Qontak Sekarang!


Apa Keuntungan Menggunakan WhatsApp for Customer Service?

Sebelum mulai menggunakan WhatsApp for customer service, Anda perlu mengetahui keuntungan yang akan didapatkan seperti berikut:

  • Memberikan bantuan langsung: mirip dengan menggunakan webchat, WhatsApp menyediakan dukungan pelanggan sesuai permintaan. Dengan WhatsApp, pelanggan Anda bisa mendapatkan bantuan langsung dari ponsel mereka tanpa berpindah aplikasi yang mereka gunakan untuk mengobrol dengan teman dan keluarga.
  • Fleksibilitas: WhatsApp adalah alat komunikasi yang mudah diakses. Pelanggan dapat memulai obrolan saat mereka merasa nyaman. Agen juga dapat menggunakan riwayat obrolan yang disimpan untuk mendapatkan konteks yang sangat berharga dan melanjutkan percakapan dari tempat terakhir mereka tinggalkan.
  • Aman: WhatsApp terkenal dengan enkripsi end-to-end yang aman. Pelanggan dapat yakin bahwa komunikasi mereka melalui aplikasi bersifat pribadi dan aman. Selain itu, karena bisnis harus mengikuti kebijakan WhatsApp terkait komunikasi keluar, termasuk mengharuskan pelanggan memberikan persetujuan untuk menerima pesan. Dengan begitu, pelanggan dapat merasa lebih nyaman menggunakan platform ini tanpa risiko dibanjiri spam.

Bagaimana Cara Kerja WhatsApp for Customer Service?

Untuk mengetahui bagaimana menggunakan WhatsApp for customer service, Anda dapat menyimak alur WhatsApp Business Platform dalam menerima dan mengirim pesan di penjelasan berikut ini!

– Pesan Masuk

Pesan masuk dari pelanggan akan dibedakan menjadi 4 kategori sebelum diproses, yakni: Customer service, FAQ (frequently asked questions), Inquiry billing/history, dan Tracking.

Setelah itu, pesan akan diproses seperti di bawah ini:

  1. Pesan WhatsApp pelanggan masuk ke panel obrolan multi CS, kemudian diterima oleh agen CS yang sedang bertugas.
  2. Percakapan berlangsung antara agen CS yang ditugaskan dengan pelanggan.
  3. Database profil pelanggan dan riwayat obrolan akan disimpan dalam sistem CRM untuk pemantauan dan pengelolaan data.

WhatsApp Customer Service_Cara Kerja Pesan Masuk

– Pesan Keluar

Pesan keluar yang dikirimkan oleh tim customer service dapat berupa faktur (invoice), Pengingat, Notifikasi, OTP dan Konfirmasi. Sementara untuk proses pengiriman pesan customer service WA sebagai berikut:

  • Pesan keluar akan dikirim dari Sistem CRM ke WhatsApp pelanggan. Satu pesan keluar dapat dikirim ke banyak pelanggan tanpa batas dengan menggunakan WhatsApp blast.
  • Pesan akan diterima oleh pelanggan secara real time.
  • Kemudian pesan terkirim akan ditampilkan juga pada panel obrolan multi CS.

Cara Pesan Keluar


Dapatkan WhatsApp for Customer Service Sekarang Juga!

WhatsApp API Qontak by Mekari

Dari pembahasan di atas dapat dipahami bahwasanya WhatsApp for customer service ternyata dapat dimaksimakan dengan dengan cara menggunakan WhatsApp Business Platform atau WhatsApp API yang diintegrasikan dengan sistem sales dan customer service CRM.

Anda bisa mendapatkan WhatsApp API di official business partner WhatsApp API di Indonesia seperti Mekari Qontak. Qontak menyediakan solusi end-to-end yang terdiri dari API WhatsApp dan solusi omnichannel lainnya yang terhubung ke solusi CRM yang canggih dan dapat disesuaikan untuk meningkatkan penjualan dan layanan pelanggan Anda.

Mekari Qontak telah dipercaya lebih 3000+ perusahaan. Tidak hanya itu saja, Qontak juga telah tersertifikasi ISO 27001 untuk memastikan keamanan data pelanggan Anda. Jadi tunggu apa lagi?

Hubungi Qontak.com sekarang atau COBA GRATIS WhatsApp for Customer Service dengan mengisi form di bawah ini:

You may also like

By