Qontak WhatsApp

WhatsApp Multi Agent: Begini Cara Membuatnya!

WhatsApp Multi Agent- Begini Cara Membuatnya!

Penggunaan akun WhatsApp untuk satu admin kini tidak lagi efektif, terutama untuk bisnis dengan traffic penjualan dan customer service yang ramai. WhatsApp multi agent menjadi solusi tepat, dimana satu akun WA API dapat digunakan banyak admin sekaligus.

Penggunaan WhatsApp multiple Agent dapat mempercepat bisnis dalam merspon pelanggan. Hal ini bisa mendorong kepuasan pelanggan karena mereka tidak perlu menunggu lama untuk direspon.

Cara membuat WhatsApp multi agent:

  1. Buat akun Facebook Business Manager
  2. Mendaftar Business Solution Provider (BSP)
  3. Pilih nomor WhatsApp API
  4. WhatsApp Multi Agent Siap Digunakan

kelola whatsapp sendiri


Apa itu WhatsApp Business?

WhatsApp Business adalah aplikasi WhatsApp yang dirancang khusus untuk bisnis berinteraksi dengan pelanggan. Aplikasi WhatsApp ini memiliki fungs yang sama dengan WhatsApp Messeger dan dapat diunduh secara gratis di Google Play Store.

WhatsApp Business menawarkan sejumlah fitur yang bisa digunakan bisnis untuk menjaring konsumen. Salah satunya memnungkinkan agen untuk membalas pesan pelanggan dengan segera. Sayangnya, jumlah agen hanya dibatasi 2 orang, sementara untuk bisnis besar diperlukan lebih dari dua agen untuk merespons semua pesan masuk dengan cepat.

Dengan keterbatasan fungsi WhatsApp Business tersebut, pasti akan banyak keluhan pelanggan masuk. Keluhan tersebut diantaranya karena merasa pesan mereka tidak ditanggapi. Selain itu, WhatsApp Business juga memiliki kekurangan lainnya, seperti tidak dapat terintegrasi dengan sistem lain karena keterbatasan akses pada sistem back end. Juga tidak ada sistem dasbor komprehensif di WhatsApp Business yang dapat memberikan gambaran akurat tentang apa yang sedang terjadi.

Untuk menutupi kekurangan dari WhatsApp Business, API WhatsApp Business dirilis untuk menawarkan alternatif yang lebih disesuaikan, intuitif, dan nyaman.


Apa itu WhatsApp Business API?

Application Programming Interface, atau API untuk jangka pendek, adalah sistem yang menghubungkan dua atau lebih aplikasi. Artinya API WhatsApp Business memungkinkan bisnis untuk mengintegrasikan akun WhatsApp Anda ke sistem lain. Dengan begitu, WhatsApp Business API dapat diakses dari lebih dari satu perangkat pada satu waktu.

Ada juga banyak fitur WhatsApp Business API lainnya seperti analitik yang memerikan informasi interaksi pelanggan dengan agen secara real time. Laporan tersebut dapat Anda gunakan untuk bahan pertimbangan pengambilan keputusan bisnis lebih baik.

Selain itu, API juga merupakan teknologi yang dikategorikan sebagai pengembangan back-end (server-side) yang berarti tidak ada antarmuka dan aplikasi front-end yang dapat dilihat oleh pengguna.

API WhatsApp Business dan WhatsApp Business serupa tetapi tidak sama. Perbedaan keduanya terletak pada fitur dan layanan tambahan untuk setiap pengguna. Jika Anda adalah bisnis dengan jumlah konsumen yang besar, maka lebih baik menggunakan WhatsApp Business API agar membuat segalanya menjadi efisien bagi Anda dan pelanggan Anda.


Perbedaan WhatsApp Business dan WhatsApp Business API

Seperti yang dibahas sebelumnya WhatsaApp Business API merupakan versi terbaru dari WhatsApp Business. Oleh karena itu, WA API memiliki sejumlah kelebihan. Salah satunya integrasi dengan pihak ketiga atau aplikasi lainnya sesuai dengan namanya.

Selain itu, WhatsApp Business API juga dilengkapi dengan fitur multiple agents yang memungkinkan Anda mengakses satu akun WhatsApp dengan banyak agent sekaligus. Meski begitu, semua interaksi dimasing-masing agent akan tersingkronasi secara otomatis. Hal ini menghemat waktu respon ke pelanggan.

Berbeda dengan WhatsApp Business biasa yang hanya bisa diakses melalui dua perangkat saja yakni smartphone dan dekstop. Artinya hanya dua agen yang bisa mengakses satu akun secara bersamaan. Untuk bisnis yang memiliki banyak pelanggan, hal ini tentu tidak cukup untuk merespon semua pesan pelanggan yang masuk.

Perbedaan lainnya antara WhatsApp Business dan WhatsApp Business API dapat dilihat pada tabel dibawah ini:

WhatsApp Business

WhatsApp Business API

Profil Bisnis Ya Ya
Template Pesan Ya Ya
Jumlah Agen hingga 2 agen CS / 1 nomor multiple agen (lebih dari 2) dalam 1 nomor
Manajemen Basis Data Pelanggan dan Obrolan Ya
Pesan Keluar Massal Ya
Laporan Kinerja Ya
Tanda Centang Hijau Resmi Ya
Integrasi CRM Ya

Apa itu WhatsApp Multi Agent?

WhatsApp multi agent adalah satu akun WhatsApp Business API dapat diakses oleh banyak admin dalam waktu bersamaan. Bisnis diizinkan untuk menambahkan agen tanpa batas untuk mengelola akun mereka. Berbeda dengan versi WhatsApp Business sebelumnya yang hanya membatasi 2 admin.

WhatsApp multiple agent ini banyak dicari bisnis untuk merespon pelanggan lebih cepat. Hal ini membuat bisnis fokus melayani pelanggan hanya dari satu nomor. Dengan begitu, tidak ada lagi tumpang tindih permintaan pelanggan atau pelanggan yang merasa kesal karena slow respon.


Apa Keuntungan Bisnis Menggunakan WhatsApp Multi Agent?

Penggunaan WhatsApp multi device akan membantu Anda melayani pelanggan lebih cepat. Semakin banyak agent, maka semakin banyak juga permintaaan pelanggan yang terselesaikan tanpa menunggu waktu lama. Keuntungan lainnya menggunakan WhatsApp multi agent, diantaranya:

– Mempercepat Layanan Pelanggan

WhatsApp multiple agent sangat cocok digunakan bisnis yang memiliki banyak pelanggan. Mereka diizinkan menambahkan agen CS tak terbatas, sehingga dapat merespon pelanggan lebih cepat. Tidak ada lagi antrian pelanggan yang menunggu. Pesan yang masuk akan terpusat dalam satu platform secara otomatis, artinya tidak ada tumpang tindih permintaan sama.

– Memantau Permintaan Pelanggan lebih Mudah

WhatsApp multi device hanya menggunakan satu nomor bisnis. Artinya semua pesan yang masuk akan terkumpul pada platform, bisnis akan lebih mudah memantau pesan tersebut. WhatsApp Business API dapat diintegrasikan dengan saluran CS lain seperti call center, email, media sosial dan lainnya. Semua permintaan pelanggan yang masuk akan tersimpan otomatis dan ditampilkan dalam satu dashboard.

– Otomatisasi Database

WhatsApp API multi User dilengkapi fitur otomatisasi yang menyimpan dan mengelola data pelanggan. Data tersebut akan disimpan secara otomatis pada sistem database. Jadi bisnis tidak perlu lagi backup data atau sinkronisasi riwayat percakapan antara satu dengan lainnya.

– Pembagian Tugas Otomatis

WhatsApp multi agent dilengkapi fitur rotator yang dapat membagi tugas CS ke admin secara dan otomatis. Pengaturan alokasi agen dilakukan secara adil sesuai kemampuannya baik secara manual atau otomatis melalui round robin. Dengan begitu tidak ada agen yang kewalahan menangani pesan yang masuk.

Routing Agen tingkat lanjut

Bisnis dapat menyesuaikan routing agen dan percakapan untuk memenuhi kebutuhan manajemen bisnis secara otomatis atau dikustomisasi sesuai kebutuhan mereka. Dengan demikian, pelanggan dapat diarahkan langsung ke bagian yang tepat untuk ditangani.

– Pelaporan Analitik

WhatsApp multiple agent mencatat data seperti riwayat percakapan, waktu respon agen dan lainnya otomatis dan real time. Data tersebut akan dilaporkan dalam dashboard interaktif. Dengan begitu mempermudah bisnis untuk menghitung KPI customer service, kinerja tiap agen dan menyusun strategi meningkatkan percakapan lebih baik.

– Integrasi dengan Aplikasi lain

WhatsApp Business multiple agent dapat diintegrasikan dengan aplikasi chatting populer lainnya, seperti Telegram, Line dan Facebook Messenger. Hal ini membantu bisnis menciptakan interaksi yang mulus dengan pelanggan. Seluruh percakapan keduanya dapat dilihat pada dashboard interaktif yang saling terhubung.


Bagaimana Cara Membuat WhatsApp Multi Agent?

Cara membuat WhatsApp multi agent yang utama adalah dengan menggunakan WhatsApp API (WhatsApp Official Business Account).  Setelah itu Anda akan mendapatkan WhatsApp multiple agent , berikut rincian tahapan yang perlu Anda lakukan:

Step 1. Buat akun Facebook Business Manager

FBM-for-kategori-Whatsapp-Business-API

Mungkin Anda tidak asing dengan FB Ads atau IG Ads. Artinya Anda juga tahu mengenai Facebook Business Manager. Bisnis harus memiliki akun Facebook Business Manager untuk dapat menggunakan FB Ads, IG Ads, juga WA API. Kemudian akun Facebook Business Manager Anda harus diajukan verifikasi ke Facebook.

Proses ini cukup sulit dan memakan banyak waktu. Untuk mempermudah, Anda dapat meminta bantuan official partner WhatsApp API seperti Mekari Qontak.

Step 2. Mendaftar Business Solution Provider (BSP)

WhatsApp-Multi-Agents-BSP-qontak

Bermitra dengan BSP sebagai WhatsApp Official Business Partner wajib bagi Anda yang ingin menggunakan API WhatsApp. Salah satu BSP terbaik di Indonesia adalah Mekari Qontak.

Qontak akan membantu Anda memperoleh centang hijau WhatsApp dengan mudah. Selain itu, Anda juga bisa mengirimkan pesan masal ke banyak kontak tanpa simpan nomor melalui fitur WhatsApp blast dari Qontak.

Selanjutnya, mitra resmi tersebut akan membantu mengajukan permohonan untuk WA API berlisensi yang dapat diintegrasikan dengan teknologi apa pun.

Saya Mau Coba Gratis Qontak.com Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Qontak.com Sekarang!

Step 3. Pilih nomor WhatsApp API

Aktifkan-Nomor-untuk-WhatsApp-Business-Multiple-Users

Setelah memilih BSP, Anda cukup memberikan nomor WhatsApp yang Anda ingin jadikan untuk WhatsApp API. Nomor ini bisa merupakan nomor baru atau nomor WhatsApp existing.

Selanjutnya, Anda perlu melengkapi profil bisnis. Isi profil tersebut dengan informasi penting seperti jam operasional, alamat, katalog, website dan lainnya. Informasi profil ini bisa menjadi branding.

Step 4. WhatsApp Multi Agent Siap Digunakan

wa-api-qontak

Setelah selesai mengikuti tahapan diatas, artinya Anda sudah memiliki akun WhatsApp Business API. Anda bisa menambahkan banyak agen yang mengelola akun tersebut dan mulai melayani pelanggan melalui fitur WhatsApp multiple agent.

Tonton Video Youtube dibawah ini untuk lebih jauh mempelajari cara mendapatkan WhatsApp Multiple Admin:


Bagaimana Melakukan Pengaturan Agent dalam WhatsApp Multi Agent?

Cara-menggunakan-WhatsApp-Multi-Agent

Setelah memiliki WhatsApp Business API melalui Qontak.com, Anda bisa menambahkan lebih dari satu agen sesuai kebutuhan bisnis untuk mengoperasikannya. Dengan begitu, Anda dapat berkomunikasi dengan konsumen Anda berjalan secara optimal melalui fitur WhatsApp multiple agent.

Cara menggunakan WhatsApp multi agent secara bersamaan adalah sebagai berikut:

1. Login Melalui Chat Panel Qontak.com

login-panel-Qontak

Anda akan diberikan credentials untuk login di chat panel Qontak.com berupa username dan password. Ada dua jenis credentials yang diberikan untuk agen dan supervisor. Semua credentials dapat digunakan secara bersamaan pada berbagai device.

Tampilan menu setelah login antara agen dan supervisor akan berbeda. Agen hanya diizinkan untuk membalas pesan yang masuk sedangkan supervisior dapat memantau pesan masuk serta melakukan beberapa pengaturan.

Saya Mau Coba Gratis Qontak.com Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Qontak.com Sekarang!

2. Setting Chat Assignment

WhatsApp-Multi-Agent-chat-assignment

Atur chat assignment (penerima pesan) yang dapat ditemukan pada login supervisor. Agen bisa mengubah status online dari bagian atas panel. Status ini akan digunakan untuk menjalankan fungsi Auto Agent Allocation atau Custom Agent Allocation.

3. Atur Template Pesan, Balasan Otomatis dan Jam Kerja Agen

WhatsApp-Multi-Agent-Atur-Template-pesan

Supervisior dapat menciptakan sistem kerja lebih efektif dan efisien dengan mengatur template pesan dan balasan otomatis. Dengan begitu agen tidak perlu menulis ulang jawaban yang sama.

4. Login Melalui Aplikasi Qontak Chat Mobile

WhatsApp-Multi-Agent-moblie-phone

Saat Anda berada diluar kantor, Anda tetap bisa menggunakan smartphone. Caranya adalah unduh aplikasi Qontak Chat di Appstore atau Playstore. Setelah itu login menggunakan credentials yang diberikan sebelumnya.

5. Mengatur Pengambilan dan Pengiriman Pesan

Uji-Coba-WhatsApp-Multi-Agent

Semua pesan masuk akan tampil di menu inbox pada barisan pertama halaman menu. Semua pengguna akan mendapatkan notification saat mengaktifkan fitur Allow Notification. Manajer dapat memilih akan membalas pesan, menginterupsi pesan, atau memilih chat room yang ingin dibaca atau dibalas.

Setelah memilih chat room dan mendapat pesan, pengguna dapat mengirimkan file yang diminta atau sesuai dengan pertanyaan konsumen, seperti foto, video, atau file dalam format lainnya. Manajer dapat menambahkan atau mengeluarkan agen ke dalam chat room yang sama. Beda halnya dengan agen, mereka hanya dapat memberikan pesan ke sesama agen.

Apabila percakapan telah diselesaikan, maka agen dapat menutup sesi percakapan tersebut dengan menekan tombol Resolve. Pesan yang telah berakhir ini tidak dapat diedit kembali atau diteruskan kembali walaupun sesi belum berakhir (expired) dan langsung tersimpan dalam menu Resolved.

Baca juga: Cara Menggunakan WhatsApp Business Multiple Users


Apakah WhatsApp Multi Agent dapat Berfungsi sebagai Customer service?

Ya, WhatsApp multi agents dapat dimanfaatkan untuk melayani pelanggan dengan berbagai kebutuhan, seperti ticketing customer service, mengingatkan dan konfirmasi pembayaran, OTP, melacak pembelian dan pengiriman serta notifikasi lainnya. Hal ini sangat membantu customer service dalam melayani pelanggan.

Pelanggan tidak perlu bingung untuk menghubungi bisnis karena hanya tersedia satu nomor bisnis. Melalui WhatsApp, Anda juga dapat berbagi file multimedia, audio dan dokumen, memperkaya permintaan bantuan dengan informasi yang berguna untuk memecahkan masalah pelanggan.

Apabila interaksi kedua terjadi dengan pengguna yang sama dan agen tidak lagi tersedia, algoritma akan menetapkan ulang obrolan ke agen online pertama yang tersedia. Selain itu, juga ada sistem balasan otomatis, yang akan mengirim pesan selamat datang otomatis dan pesan penutup, yang dapat dikirim setelah waktu yang telah ditentukan (jangka waktu 24 jam).


Gunakan WhatsApp Business API untuk Mengelola Multiple Agent Sekarang!

Fitur WhatsApp multiple agent memungkinkan Anda untuk menggelola satu akun WA dengan banyak agen. Hal ini menguntungkan Anda kerena bisa mempercepat layananan pelanggan.

Sementara itu, untuk mendapatkan WhatsApp multi agent, Anda harus menggunakan WhatsApp Business API. Salah satu syarat memiliki WhatsApp API adalah harus bermitra dengan Business Solution Provider (BSP) seperti Mekari Qontak.

Mekari Qontak akan membantu Anda mendapatkan WhatsApp API yang terkoneksi dengan sistem Omnichannel CRM. Hal ini akan menghubungkan WhatsApp dengan sistem bisnis Anda dan aplikasi lainnya. Dengan begitu memudahkan Anda dalam mengelola customer service.

Qontak.com telah dipercaya lebih dari 3000+ perusahaan di Indonesia untuk mengembangkan bisnis lebih baik. Qontak juga telah telah tersertifikasi ISO 27001 yang memastikan keamanan informasi data pelanggan Anda.

Hubungi Qontak.com sekarang atau COBA GRATIS WhatsApp multi agent dengan mengisi form di bawah:

You may also like

0 comments

By